Gouvernance des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels

La personne qui a la plus haute autorité dans l’entreprise exerce cette fonction. Elle peut la déléguer, par écrit, à une autre personne ; son titre et ses coordonnées sont alors publiés ici. Elle veille au respect de la loi et de nos politiques, approuve chaque nouvelle collecte, est consultée dès le début de tout projet qui touche des renseignements personnels, et répond aux demandes, aux plaintes et aux incidents.

Titre

Responsable de la protection des renseignements personnels

Courriel

confidentialite@cuisigo.com

Les rôles, de la collecte à la destruction

La collecte

Nous ne recueillons que ce qui est nécessaire à une fin nommée d’avance. Une collecte nouvelle n’est lancée qu’une fois décrite dans la politique de confidentialité, et la personne en est informée au moment même où elle donne le renseignement. Les réglages qui protègent le plus la vie privée sont ceux par défaut : une technologie qui localise ou qui mesure les visites reste éteinte tant que la personne ne l’a pas choisie.

L’utilisation

Un renseignement ne sert qu’aux fins pour lesquelles il a été recueilli. Toute autre fin demande le consentement de la personne, exprès quand le renseignement est sensible, comme une allergie ou un régime.

L’accès

Seule l’administration de Cuisigo a accès aux renseignements personnels, et seulement à ceux que son travail demande. La base de données est fermée aux navigateurs : seul notre serveur y entre. Ses clés vivent dans les secrets de notre hébergeur, jamais dans le code. Les outils qui aident à écrire le code de Cuisigo, assistants d’intelligence artificielle compris, n’ont pas accès aux renseignements personnels : les clés de la base ne leur sont jamais remises.

La communication

Un renseignement n’est communiqué qu’aux fournisseurs qui font fonctionner Cuisigo, pour leur mandat, ou aux autorités quand la loi l’exige. Jamais il n’est vendu, loué ou échangé.

La conservation et la destruction

Chaque catégorie de renseignements a son délai de garde, publié dans la politique de confidentialité et appliqué par le serveur lui-même, qui efface ce qui est échu chaque jour. Un renseignement n’est rendu anonyme, plutôt que détruit, que pour une fin sérieuse et légitime, selon les règles que fixe le gouvernement, et de façon qu’on ne puisse plus jamais remonter à la personne.

Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Nous faisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée :

• avant tout projet qui crée ou refond un système ou une fonction touchant des renseignements personnels ;
• avant de confier des renseignements à quelqu’un hors du Québec ;
• avant de communiquer des renseignements pour une étude ou une recherche.

L’évaluation pèse la sensibilité des renseignements, la fin poursuivie, leur quantité, leur répartition et leur support, et, hors du Québec, le régime juridique de l’endroit. Elle est proportionnée au risque, et le projet ne va de l’avant que si les renseignements y reçoivent une protection adéquate.

Les fournisseurs

Chaque fournisseur qui reçoit des renseignements personnels est encadré par une entente écrite. Elle l’oblige à ne s’en servir que pour son mandat, à les protéger par des mesures de sécurité adéquates, à nous aviser sans délai de tout incident, et à les détruire à la fin du mandat. La liste de nos fournisseurs, et de ce que chacun reçoit, est publiée dans la politique de confidentialité.

Les incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité est un accès, une utilisation ou une communication d’un renseignement personnel que la loi n’autorise pas, ou sa perte. Quand nous avons des raisons de croire qu’un incident s’est produit :

• nous prenons sans tarder les moyens de réduire le risque qu’un tort soit causé, et d’éviter qu’il se reproduise ;
• nous évaluons le risque de préjudice sérieux, selon la sensibilité des renseignements, les conséquences possibles et la probabilité qu’ils soient mal utilisés ;
• si ce risque existe, nous avisons promptement la Commission d’accès à l’information et chaque personne touchée ;
• nous inscrivons chaque incident, même mineur, dans notre registre des incidents, gardé cinq ans.

Les demandes d’accès, de rectification et de copie

Toute personne peut nous demander à quels renseignements la concernant nous avons accès, les faire corriger, en recevoir une copie dans un format structuré et courant, retirer son consentement ou faire supprimer son compte. La demande s’adresse au responsable, par écrit.

• Nous vérifions l’identité de la personne avant de répondre, d’ordinaire en répondant à l’adresse courriel de son compte.
• Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de la demande, sans frais.
• Un refus est motivé par écrit, et rappelle le droit de demander à la Commission d’accès à l’information de réviser notre décision.

Les plaintes

Toute personne qui croit que nous avons mal traité ses renseignements peut porter plainte au responsable, par écrit.

• Nous accusons réception de la plainte.
• Le responsable l’examine, et peut demander des précisions.
• Il répond par écrit dans les 30 jours, en disant ce qui a été constaté et, le cas échéant, ce qui sera corrigé.
• Si la réponse ne la satisfait pas, la personne peut s’adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec, à cai.gouv.qc.ca ou au 1 888 528-7741.

La sensibilisation

Toute personne qui travaille pour Cuisigo et peut voir des renseignements personnels reçoit ces règles avant d’y avoir accès, et s’engage par écrit à les respecter et à en garder la confidentialité, même après la fin de son travail.

La révision de cette politique

Le responsable revoit cette politique au moins une fois par année, et chaque fois que nos pratiques changent. La date en haut de la page dit la version en vigueur.